Uutiskirjemarkkinointi vanhalle osoitelistalle – riskit ja vinkit

Uutiskirjemarkkinointi vanhalle osoitelistalle pohdituttaa monia asiakkaitani! Uutiskirjemarkkinointi on yhä suositumpaa ja varsin helppoa. Tavoitat uutiskirjeen tai asiakaskirjeen avulla helposti – tai ainakin usein helpommin kuin somen avulla – juuri sinun yrityksesi palveluista kiinnostuneet. Ja yhä useammin uutiskirjemarkkinoinnin aloittaa yritys, jolla on jo kerättynä vanhastaan osoitteita vaikkapa verkkokaupan pyörittämisen peruina.

Jokainen ymmärtää, että jos vanha osoitelista on kerätty vaikkapa kolme vuotta aiemmin eikä sille ole lähetetty postia joko ikinä tai piiitkään aikaan, ei sen laatu enää vastaa vaatimuksia.

Mutta miten vanhan osoitelistan kanssa kannattaa edetä?

• saako niille lähettää?
• ovatko osoitteet kurantteja?
• miten ne voi tarkistaa?
• mitä kirjoitan ensimmäiseen sähköpostiin?
• miten tästä eteenpäin?

Minulla on vanha, itse keräämäni osoitelista. Saanko käyttää osoitteita uutiskirjemarkkinointiin?

Tämä ei ole täysin suoraviivaista enkä anna tässä mitenkään juridisesti sitovia neuvoja. Jos olet kerännyt osoitelistan esimerkiksi verkkokaupassasi ja asiakas on tilatessaan ruksinut kohdan “minulle saa lähettää uutiskirjeen” tai “haluan tilata uutiskirjeen”, olet vahvoilla. Tällöin olet ainakin periaatteessa toiminut GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan ja asiakas on itse nimenomaisesti tilannut uutiskirjeesi. 

Jos listasi on vuosia vanha, voi mainiosti olla, että tällaista lupaa ei ole kysytty. Tai olet saattanut vain ilmoittaa, että tilaamalla annat luvan lähettää uutiskirjeen. Tai osoitteita on vain kasaantunut. 

Mieti ja muistele, minkälaisen mandaatin olet saanut osoitteiden keräämiseen. Luonnollisesti, jos pyörität esimerkiksi verkkokauppaa, sinulla on lupa tallentaa asiakkaiden yhteystiedot tilausten toimittamista varten ja saat viestiä asiakkuuteen liittyviä asioita. Mutta pohdi, onko ok lähettää markkinointipostia? Joskus voi olla viisaampaa lähteä keräämään uutta listaa, joka on varmasti laillinen ja soveltuva myös markkinointiin: uutiskirjemarkkinointi vanhalle osoitelistalle on nimittäin aina myös riski, ellet ole varmistunut vastaanottajien antamista luvista.

Minulla on vanha osoitelista, ovatko osoitteet vielä voimassa?

Todennäköisesti vanhan osoitelistan osoitteista osa on vanhentuneita. Ihmiset vaihtavat työpaikkoja, sähköpostipalveluita, jäävät eläkkeelle ja vaihtavat niin sanotusti hiippakuntaa. Jo yhdessä vuodessa tapahtuu paljon muutoksia. 

Jos listasi on jo muutaman vuoden takaa etkä ole sille vähään aikaan postia lähettänyt, voi käydä niin, että uutiskirjetyökalu, esimerkiksi Mailchimp, ei huolikaan listaasi ja pahimmassa tapauksessa sinut voidaan laittaa tarkkailuun tai tilisi sulkea. Nämä kansainväliset palvelut (Mailchimp, ActiveCampaign, Moosend…) ovat tarkkoja siitä, että noudatat kansainvälisiä sopimuksia ja sääntöjä, joiden tavoitteena on vähentää roskapostitusta. 

Osa palveluista (kuten Moosend) tarjoaa oman palvelunsa sisällä listan tarkistusta, kun tuot uusia osoitteita palveluun. Mutta esimerkiksi Mailchimp toteaa tylyhkösti (tai no, asiallisesti), että listasi laatu ei vastaa vaatimuksia, et saa tuoda osoitteita. Tässä kohtaa moni on kääntynyt puoleeni, sillä Mailchimp on hyvin suosittu (ja peruskäytössä maksuton) uutiskirjetyökalu, ja sen käyttöönotto saattaa tökätä juuri siihen, että oma vanha osoitelista ei sille kelpaakaan. 

Ja vaikka saisitkin listan tuotua, ensimmäinen postitus saattaa tuoda sellaisen ryntäyksen listalta poistujia ja ilmoituksia siitä, ettei vastaanottaja muista ikinä tilanneensakaan sinulta sähköpostia, että joudut helposti tarkkailuun tai tilisi saatetaan sulkea. 

Tässä kuvakaappaus Mailchimpin kyselystä, jonka tilaaja saa sähköpostiinsa, jos hän haluaa perua Mailchimpilla lähetetyn uutiskirjeen. Arvaat varmaankin, että osa näistä vastauksista saattaa nostaa kulmakarvoja palveluntarjoajan järjestelmässä, jos niitä tulee paljon.

Mitä voin tehdä vanhentuneelle postituslistalleni? Voiko sitä puhdistaa tai siivota?

Kyllä voi! Kuten aiemmin mainitsin, osa palveluista putsaa listan sen palveluun tuodessasi, mutta mm. maksuton Mailchimp tyytyy vain ilmoittamaan epäkelvosta listasta. Uutiskirjemarkkinointi vanhalle osoitelistalle ei välttämättä pääse alkuun saman tien, mutta konsteja ja apua löytyy!

Tähän osoitelistan siivousoperaatioon löytyy useita palveluita, joita voit käyttää listan putsaamiseen maksusta. 

Mitä nämä osoitelistan puhdistuspalvelut tekevät? 

Ne poistavat mm. väärin kirjoitetut osoitteet, spämmiosoitteiksi eri järjestelmissä tunnistetut osoitteet ja ne tarkistavat, ovatko osoitteet voimassa (tarkistetaan, onko domain voimassa ja tehdään useinkin myös syvempi SMTP-tarkistus lähettämättä varsinaista sähköpostia). 

Lista tarkistettavista asioista on pitkä ja osin melko tekninen. Tärkeää on se, että palvelut tosiaan tekevät kaikkensa selvittääkseen, mitkä osoitteet ovat riski sinun lähettäjän maineellesi ja uutiskirjetyökalujen toimivuudelle.

Miksei Mailchimp tai joku muu palvelu sitten vain huoli kaikkia osoitteita? 

Koska postittaminen, vastaanottavien palvelimien reaktio, vastaajien reaktiot (merkitäänkö vastaanotettu posti spämmiksi vai ei) ja moni muu asia vaikuttaa lähettäjän eli tässä tapauksessa uutiskirjetyökalun maineeseen. Jos joku päättäisi lähettää rötöksellä hankkimalleen huonolaatuiselle postituslistalle spämmiä, saisi lähettävä työkalu siitä huonon maineen eivätkä sen kautta lähtevät muiden asiakkaiden postit enää välttämättä päätyisi yhtä laadukkaasti perille vaan saattaisivat jäädä jo vastaanottavien palvelimien roskapostisuotimiin.

Tämä on hiukan hankala asia selittää yksinkertaisesti, mutta jos sanon, että ihan aiheesta nämä uutiskirjepalvelut välttelevät huonolaatuisia osoitteita, niin usko pois vaan. 

Tällaisia palveluita ovat mm. 

• Neverbounce
• Zerobounce
• QuickEmailVerification

ja löydät niitä lisää googlaamaalla vaikkapa “email list verification tool”. Osa työkaluista antaa tarkistaa ja korjata ilmaiseksi pienemmän määrän osoitteita ja osa palveluista antaa sinun ilmaiseksi tarkistaa osoitteita ja saada tilaston niiden laadusta. Maksua vastaan suoritetaan sitten puhdistus. Uutiskirjemarkkinointi vanhalle osoitelistalle voidaan aloittaa, kun vanha osoitelista on puhdistettu kuntoon.

Olen itse käyttänyt mm. Neverbouncea asiakastyössä ja se on osoittautunut varsin nopeaksi ja luotettavaksi. (ks kuva). 

Kun tarkistus on tehty, voit ladata osoitteet takaisin itsellesi lajiteltuna valideihin (todennäköisesti kunnossa) ja ei-valideihin (älä käytä). Niiden väliin jää usein myös ns. ehkä ok, ei voi tietää -osoitteet, joita en yleensä ole ottanut käyttöön. Validit voit ottaa käyttöön. Muista kuitenkin, että nekään eivät ole täysin aukottomia, sillä joku on voinut vaikkapa juuri vaihtaa työpaikkaa eikä osoitetta vielä ole suljettu. Tai jotain muuta inhimillistä.

Ole tarkkana, kun valitset palveluntarjoajaa osoitteiden tarkistamiseen. Halpa ei ole aina hyvä, sillä käytännössähän lähetät henkilörekisterin yrityksesi ulkopuolelle. Varmista, että palveluntarjoaja sitoutuu tuhoamaan lähettämäsi listan sen käsittelyn jälkeen. Varmista, että palvelun ehdoissa on mainittu, että EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on hanskassa ja että yritys sitoutuu ehdottomasti pitämään tietosi tallessa.

Mitä kirjoitan ensimmäiseen sähköpostiin vanhalle listalle?

Uutiskirjemarkkinointi on viestintää ihmisille! Aina kannattaa minimoida kaikenlainen harmi ja olla rehellinen! Kun lähetät ensimmäistä uutiskirjettäsi vanhalle osoitelistalle – on se sitten ensimmäinen pitkään aikaan tai ensimmäinen ikinä – kerro se rehellisesti. Kerro, että vastaanottaja on tilannut uutiskirjeen kauan sitten tilatessaan verkkokaupastasi jotain tms ja että tarkoituksesi nyt on lähettää postia säännöllisesti. 

Tarjoa tilaisuus tietojen päivitykseen ja kerro, että ilman muuta listalta voi erota milloin tahansa. Iso poistuva määrä kirpaisee, mutta se on uutiskirjoittelijan arkea. Kannattaa silti houkutella väkeä jäämään, sillä iso poistuva määrä kerralla on yksi niistä asioista, joista palveluntarjoajasi saattaa hermostua.

Kuulostaa pelottavalta ja hankalalta enkä luota omiin kykyihini – voinko saada apua? 

Kyllä voit! Uutiskirjemarkkinointi vanhalle osoitelistalle onnistuu helposti avullani – pääset alkuun tehokkaammin. Olen auttanut monia asiakkaita tuomaan aiemman uutiskirjelistansa uuteen palveluun, esimerkiksi Mailchimpiin. Lista siivotaan tarvittaessa ja tuodaan puhdistettuna palveluun. Tällöin alku on yleensä aina helpompaa ja postitusten laatu on parempi. 

Jos sinua kiinnostaa uutiskirjemarkkinointi, mutta ongelmana on vanha osoitelista, ole ihmeessä yhteydessä yhteystietolomakkeen kautta ja kerro tilanteesi. Katsotaan sopivin vaihtoehto juuri sinun ongelmaasi. Muistathan kuitenkin, että sinun on lupa käsitellä vain osoitteita, joiden käyttämiseen olet saanut luvan niiden omistajilta. 

Taina Norha

Taina kouluttaa ja konsultoi markkinointiviestintää ja digitaalista markkinointia Oppila Oy:ssä. Seuraa Instagramissa @tainanorha ja @oppila.fi Taina on valmistunut viime vuosituhannella kauppatieteiden maisteriksi (KTM) (markkinointiviestintä) Turun kauppakorkeakoulusta ja hänellä on myös ammatillisen opettajan pätevyys (AmO).

Löydät myös Tainan ja puolisonsa Kirjallisia-kirjablogin sekä sen Instagram-tilin @kirjallisia