Uutiskirjeen siivous ja huolto – tässä 6 yksinkertaista neuvoa

Miten helppoa olisikaan, jos uutiskirjepalvelun voisi vain ottaa käyttöön ja antaa mennä. Todellisuudessa uutiskirjettäsi – tai siis uutiskirjeesi yleisöä, listaa ja palvelun asetuksia – täytyy säännöllisesti huoltaa. Jos uutiskirjeen siivous ja huolto tuntuvat vierailta asioilta, ei huolta. Tästä artikkelista saat kuusi kätevää vinkkiä.

Miksi uutiskirjeen siivoukseen ja huoltamiseen on syytä?

Saatat huomata, että avausprosenttisi eivät enää ole sitä mitä ne ennen ovat olleet. Tai että maksat enemmän kuin aiemmin, mutta tulokset eivät välttämättä ole nousseet samassa tahdissa. Et välttämättä käytä kaikkia uusia ominaisuuksia ja asetuksetkin saattavat olla vähän vanhoilla tiedoilla. 

Kun asiakas ottaa yhteyttä ja pyytää apua vaikkapa Mailchimpin käytössä, käynnistän yhteistyön pienellä yleiskatsauksella tiliin. Koska Oppila on Mailchimp partner, käytössämme on ns. agency-yhteys asiakkaan tiliin. Se on todella kätevää meille molemmille! Mitään salasanoja ei lähetellä vaan asiakas saa Mailchimpin kautta pyynnön, jonka hyväksymisen jälkeen Oppila pääsee erillisen käyttöliittymän kautta asiakkaan asetuksia tarkastelemaan.

Lue tästä vinkkini ja tee itsekin pieni vuosihuolto tai kvartaalitarkistus tilillesi.

Vinkki 1: Uutiskirjeesi asetukset

Jokainen uutiskirjetyökalu uudistuu kiivasta tahtia. Kilpailu on kovaa ja perinteisen uutiskirjeen lähettämisen rinnalle tulee jatkuvasti lisää toiminnallisuuksia, joiden avulla monet uutiskirjetyökalut ovat jo täysiverisiä CRM-järjestelmiä. Tällöin vanhat asetukset eivät välttämättä enää olekaan optimaaliset. 

Asetukset ovat sitä tylsää juttua, jotka pitäisi laittaa kuntoon ihan ensimmäiseksi. Kursseillanikin käymme ne ensin läpi ja tiedän kyllä, miten moni ihan vain hyppää niiden ylitse, lähtee perusasetuksilla eteenpäin tai pikavilauksen jälkeen sopii itsensä kanssa palaavansa niihin sitten, kun on vähän pidemmällä. Aika tuttua, vai mitä?

Aikavyöhykkeen asettaminen on tärkeää, jos aiot ajastaa kirjeitäsi. “Nyt tajuan, miksi kirjeeni ovatkin lähteneet ihan kummallisiin aikoihin!” toteaa moni. 

Mailchimpillä on myös kätevä asetus, jonka päälle laittamalla et saa enää uutiskirjettä lähettäessäsi kymmeniä poissaoloviestejä listalaisilta. 

Tililläsi on omat asetukset ja jokaisella uutiskirjeesi listalla, yleisöllä, on yleensä myös omat asetuksensa, joiden ajantasaisuutta kannattaa tarkistella aina välillä.

Vinkki 2: Siivoa uutiskirjelistojasi

Osa uutiskirjepalveluista laskuttaa sinua kontaktien kokonaismäärästä. Osa sisällyttää mukaan myös listalta poistuneet (unsubscribed) osoitteet. Näin tekee myös Mailchimp. Ja itse asiassa, jos muistellaan GDPR:n sääntöjä, on meillä lupa tallentaa markkinointitarkoituksiin vain nimenomaisen lupansa meille antaneiden tiedot. Jos joku haluaa pois listaltamme, minä katson, että tuo lupa on silloin rauennut ja haluan poistaa nuo tiedot. 

Laitapa kalenteriisi vaikkapa kerran kuukaudessa tai kvartaalissa merkintä, että käyt poistamassa listaltasi pois halunneet. Ja muutkin tarpeettomat osoitteet. Uutiskirjeen siivous on nimenomaan tätä: tarpeettomien osoitteiden poistamista.

Vinkki 3: Tarkempi siivous – poistele nukahtaneet tilaajat uutiskirjelistaltasi

Jos avausprosentit alkavat pudota, syy voi olla siinä, että olet saanut lisää tilaajia mutta kaikki vanhat eivät enää olekaan aktiivisia, he eivät enää availekaan postejasi. Tällaista sattuu eikä syy välttämättä ole sinun viesteissäsi vaan selityksiä voi olla monenlaisia. 

Joku hylkää vanhan postilaatikkonsa ja vaihtaa sähköpostiosoitetta kertomatta sinulle. Kestää tovi ennen kuin sähköposti menee niin tukkoon, ettei se enää huoli uusia posteja ja sinä kiltisti lähettelet postejasi ja murehdit, kun jäät ilman vastakaikua. 

Joku toinen taas saattaa keksiä nerokkaan suodattimen sähköpostilaatikkoonsa ja siirtää sinun postisi automaattisesti toiseen kansioon, jota aikoo lukea sitten “paremmalla ajalla”. Heh heh, sellaista parempaa aikaa harvalle tulee, joten on korkea todennäköisyys, että tämä inboxinsa siivoaja ei enää muistakaan sinua. 

Yhtä kaikki, syitä voi olla monia, mutta sinun ei välttämättä ole syytä lähetellä näihin yksinäisyyttään koliseviin postilaatikoihin viestejäsi kovin pitkään. Riippuen uutiskirjetyökalusta, sinulla on monenlaisia mahdollisuuksia tutkia, minkä verran sinulla on näitä epäaktiivisia tilaajia ja suunnitella seuraavia toimenpiteitä. Uutiskirjeen siivous nimittäin on ihan vain järkevää. Miksi lähettäisit kirjeitä sähköpostilaatikoihin, joissa niistä ei enää olla kiinnostuneita?

Itse olen ottanut melko tiukan linjan: jos uutiskirjeen tilaaja ei reagoi posteihini muutamaan kuukauteen, lähetän vielä yhden itkunsekaisen “enkö enää kelpaa” -viestin (no jotain sinne päin) ja odottelen vielä muutaman päivän ja sitten vain kylmän viileästi poistan hänet listaltani. Ja tässä kohtaa reagoinniksi vaadinkin jo jonkin linkin klikkaamista viestistä. Tilaajamäärää tärkeämpää on se, että uutiskirjeellä on aktiivisia tilaajia.

Vinkki 4: Omien tietojen päivitys kirjeen lopussa eli footer kuntoon

Uutiskirjeen footerissa eli siellä alalaidassa on aina perinteisesti muutama ns. pakollinen asia. Sieltä täytyy löytyä uutiskirjeen peruuttamisen linkki sekä lähettäjän osoite. Osalla lähettäjistä footerissa onkin minimitiedot, se on vain pakollinen paha, mutta osa on ottanut footerin ihan hyötykäyttöön.

Teen usein asiakkaille footerin päivityksiä, jolloin katsomme läpi, että kaikki tekstit ovat suomenkielisiä, osoitteet ovat ajan tasalla eikä joukossa ole mitään alkuperäisen pohjan tylsiä tekstejä. Footeriin voidaan lisätä asiakaspalvelun puhelinnumero ja palveluajat, karttalinkki ja paljon muuta hyödyllistä tietoa. 

Etenkin monella Mailchimpin maksullista tiliä käyttävällä saattaa unohtua poistaa Mailchimpin logo kirjeistä, kun sitä ei maksullisella tilillä enää vaaditakaan. 

Muitakin kirjepohjan asetuksia kannattaa silmäillä säännöllisin väliajoin. Kun on kiire kirjoittaa se viikon uutiskirje, ei siinä ennätä välttämättä tehdä niitä muutoksia, joita ehkä olisi syytä tehdä, jotta kirje näyttäisi tehokkaalta ja tiedot olisivat ajan tasalla. Tämä ei nyt välttämättä kuulosta uutiskirjeen siivoukselta, mutta huoltoa se kuitenkin on. Vanhentuneet yhteystiedot ja muut asiat on syytä pitää ajan tasalla ja tarkistaa, mistä ne päivitetään.

(Niin ja jos Mailchimp-uutiskirjeesi footerissa lukee Add us to your address book vaikka kirjeesi on muuten suomeksi, on vähintäänkin syytä napata Oppilan Mailchimp-kurssi tai varata aikaa asian korjaamiseen.)

Vinkki 5: Silmäys raportteihin

Kun minä lähetän uutiskirjeen, olen aika tarkkana raporttien silmäilyn kanssa. Kyllä minua kiinnostaa lähes lapsenomaisella innolla, mitä linkkejä klikkaillaan ja mikä on sillä kertaa avausprosentti. Ja siksi olen välillä suorastaan hämilläni, kun asiakas kertoo, ettei oikein ole koskaan katsonut raportteja eikä ymmärrä niistä mitään. 

Ota siis vähintään vuosihuollon listalle ottaa katsaus tilisi raportteihin. Mikä on keskimääräinen avusprosenttisi, miten se on kehittynyt viimeisen vuoden aikana? (Applen Privacy-muutokset vaikuttavat kyllä avausprosentteihin, ehkä oletkin jo huomannut? Tässä Mailchimpin tiedote aiheesta.) Onko lähetysajankohdalla ollut vaikutusta (viikonpäivä, kellonaika)? 

Raportteihin on syytä perehtyä tosiaan useinkin ja niistä saat paljon irti! (Ja jos käytät Mailchimpiä, tulepa mukaan Oppilan Mailchimp-luennoille ja tutustu niiden tallenteisiin. Saat paljon enemmän irti tilistäsi.) Niin, tämäkään ei ole varsinaista uutiskirjeen siivousta, mutta raporteista saat kattavan silmäyksen siihen, kannattaako siivous- ja huoltotoimenpiteisiin ryhtyä.

Vinkki 6: Uudet ominaisuudet käyttöön 

Ihan varmasti jokainen uutiskirjetyökalu lähettelee aktiivisesti itsekin postia käyttäjilleen uusista ominaisuuksista ja tavoista käyttää työkalua. Minulle tulee säännöllisesti postia Mailchimpiltä, Active Campaignilta, Mailerlitelta, Moosendilta, Mailpoetilta ja varmaan parilta muultakin, joita en nyt tähän hätään muista ja joita kuitenkin käytän jossain tarkoituksessa. Kiireessä niitä ei ehkä tule heti luettua tai ainakaan perehdyttyä ominaisuuksiin ja sitten tulee tehtyä vain kuten aina ennenkin.

Ihan jokainen näistä työkaluista menee kuitenkin vinhaa vauhtia eteenpäin ja viisi vuotta sitten luodun tilin ominaisuudet voivat olla jotain aivan muuta kuin silloin, kun asetuksia on viimeksi katseltu. Markkinoinnin automaatio on kaikkien ulottuvilla ja segmentoimalla postituslistaasi voit saada paljon parempia tuloksia. Mitä jos lähettäisit postia automaattisesti niille, joiden keskiostos verkkokaupassasi on viime kvartaalilla ylittänyt 100 euroa? Tai joiden kokonaisostos oli viime vuonna yli 1000 euroa? Tai lähettäisit viiden viestin sarjan jonkin tietyn sähköpostisi kohdalla aktivoituneille? 

No juu, uuden ominaisuuden käyttöönotto ei kuulu ehkä vuosihuoltoon, mutta samassa yhteydessä kun siivoat listojasi, voisit vilaista vaikkapa ne uutiskirjetyökalusi uusimmat uutiskirjeet ja perehtyä uudistuksiin. 

Kuulostiko tämä vaikealta? Sitähän se ei ole, kun teet siitä itsellesi tavan. Uutiskirjeesi siivoaminen ja huoltaminen on perusjuttuja, alkaminen on tottakai aina se hankalin juttu.

Jos kuitenkin haluat apua, varaa ihmeessä Oppilan ajanvarauksesta vaikka tunnin yhteinen hetki ja laitetaan tilisi vuosihuolto kuntoon. Ja Oppilan Taina voi pyynnöstäsi hoitaa tilisi asetukset ja siivouksen kuntoon myös ”etänä”, ilman yhteistä ruutuaikaakin. Kysy lisää!

Taina Norha

Taina kouluttaa ja konsultoi markkinointiviestintää ja digitaalista markkinointia Oppila Oy:ssä. Seuraa Instagramissa @tainanorha ja @oppila.fi Taina on valmistunut viime vuosituhannella kauppatieteiden maisteriksi (KTM) (markkinointiviestintä) Turun kauppakorkeakoulusta ja hänellä on myös ammatillisen opettajan pätevyys (AmO).

Löydät myös Tainan ja puolisonsa Kirjallisia-kirjablogin sekä sen Instagram-tilin @kirjallisia